Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 24 juin 2026

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est : WiP Compétences – Jihane Al Khaznawi (EI)

Email : jihane@workinprogress-wip.fr
Site : https://workinprogress-wip.fr

Pour toute question relative à la présente politique ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter par email à l’adresse ci-dessus.

2. Données personnelles collectées

Dans le cadre de nos prestations de formation, de bilan de compétences et d’accompagnement, nous collectons uniquement les données nécessaires au suivi pédagogique et administratif des bénéficiaires :

Identité (nom, prénom)
Coordonnées (email, numéro de téléphone)
Informations liées à la situation professionnelle et aux objectifs de formation ou de bilan de compétences
Éléments de suivi pédagogique (notes, comptes rendus, progression, échanges de suivi)

3. Finalités de la collecte

Les données sont collectées afin de :

Assurer le suivi et l’accompagnement des bénéficiaires
Organiser et personnaliser les parcours de formation ou de bilan de compétences
Répondre aux obligations réglementaires et Qualiopi
Communiquer des informations liées aux prestations (suivi, organisation, actualités des services)

Toute communication commerciale (informations ou actualités des services) repose sur l’intérêt légitime de l’organisme, dans la limite de prestations similaires à celles déjà souscrites, et peut faire l’objet d’un désabonnement à tout moment.

4. Base légale du traitement

Le traitement des données repose sur :

L’exécution du contrat de formation ou d’accompagnement
Le respect des obligations légales et réglementaires (Code du travail, exigences Qualiopi, contrôles des financeurs)
L’intérêt légitime de l’organisme pour la communication professionnelle
Le consentement de la personne, lorsqu’il est requis (notamment pour l’utilisation de l’intelligence artificielle dans le cadre de certains comptes rendus, voir article 8)

5. Durée de conservation

Les durées de conservation des données varient selon le type de prestation et de document, conformément aux obligations légales applicables aux organismes de formation et aux centres de bilan de compétences.

Formations professionnelles

Conventions, feuilles d’émargement, bilans pédagogiques et financiers : conservés 5 ans à compter de la fin de la prestation
Documents justifiant la réalité de la formation, dans le cadre d’un contrôle par un financeur (ex. Caisse des Dépôts / CPF) : conservés 4 ans à compter de l’exécution de la formation

Bilans de compétences

Documents de travail élaborés pendant le bilan (notes, tests, exercices intermédiaires) : détruits dès la fin du bilan
Document de synthèse remis au bénéficiaire : conservé 3 ans
Documents faisant l’objet d’un accord écrit du bénéficiaire pour un suivi de sa situation : conservés 3 ans

Conformément à l’article L6313-4 du Code du travail, le document de synthèse est destiné exclusivement au bénéficiaire. Il ne peut être communiqué à un tiers (y compris à un employeur) qu’avec son accord, et peut être transmis à un opérateur du conseil en évolution professionnelle à la demande du bénéficiaire. Les personnes chargées de réaliser et de détenir les bilans sont soumises au secret professionnel (articles 226-13 et 226-14 du Code pénal).

Communication commerciale

Données utilisées à des fins de communication professionnelle : conservées 5 ans à compter du dernier contact, sauf désabonnement anticipé

6. Destinataires des données

Les données sont strictement réservées à l’organisme de formation et à ses sous-traitants mentionnés à l’article 7. Elles ne sont ni vendues, ni transmises à des tiers non autorisés.

7. Outils et sous-traitants

Les données peuvent être traitées via les outils suivants :

Notion — gestion et organisation pédagogique
Qualiobee — suivi qualité et administratif
Google Workspace (Gmail, Google Meet) — messagerie et visioconférence
Microsoft Teams — visioconférence

Ces prestataires sont susceptibles d’héberger ou de traiter des données aux États-Unis. Google et Microsoft adhèrent au cadre du Data Privacy Framework (DPF), reconnu par la Commission européenne comme garantissant un niveau de protection adéquat des données personnelles transférées hors de l’Union européenne.

L’ensemble de ces outils sont utilisés dans le respect du RGPD.

8. Utilisation de l’intelligence artificielle

Dans le cadre de certaines activités, des outils d’intelligence artificielle peuvent être utilisés :

IA intégrée à Notion, pour la rédaction de certains comptes rendus de séance
Outils externes (ChatGPT, Claude), uniquement avec des données pseudonymisées ou anonymisées avant transmission

Le bénéficiaire est informé de l’utilisation de l’IA intégrée à Notion pour la rédaction de ses comptes rendus et peut s’y opposer à tout moment, sans avoir à se justifier, en contactant l’organisme à l’adresse indiquée à l’article 1. Un recueil du consentement explicite et formalisé par écrit est en cours de déploiement et remplacera progressivement cette modalité d’information.

Aucune donnée personnelle sensible ou directement identifiante n’est transmise à des outils d’IA externes sans anonymisation ou pseudonymisation préalable. Une charte spécifique d’utilisation de l’IA est disponible dans le livret d’accueil remis au démarrage de la formation ou du bilan de compétences.

9. Sécurité des données

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité et la confidentialité des données, notamment :

Accès aux données limité aux personnes habilitées en raison de leurs fonctions
Authentification sécurisée des outils utilisés (Notion, Qualiobee, messagerie professionnelle)
Anonymisation ou pseudonymisation préalable des données transmises à des outils d’intelligence artificielle externes

10. Droits des personnes

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

Droit d’accès à vos données
Droit de rectification
Droit à l’effacement (suppression)
Droit à la limitation du traitement
Droit d’opposition
Droit à la portabilité de vos données
Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse jihane@workinprogress-wip.fr. Nous nous engageons à vous répondre dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception de votre demande, conformément au RGPD.

11. Réclamation

En cas de difficulté concernant le traitement de vos données, vous pouvez également saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr